“De manier waarop we ons als werkgever in de etalage zetten, wordt intern ook echt zo ervaren”
In november 2024 lanceerden we ons werkgeversmerk. Hiermee zetten we Havensteder steviger op de kaart als werkgever. Zowel intern als extern. Wat was de reden hiervoor? Hoe kwam het werkgeversmerk tot stand? En werpt het ook zijn vruchten af? We bespreken het met Bram Siebenlist en Bianka Hoek van HRM, en een van onze nieuwe medewerkers Franka Blok.
Werken aan een thuis
Bewoners, medewerkers, partners, andere samenwerkende partijen: we vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt bij Havensteder. We willen een veilige haven zijn, waar iedereen zichzelf is en alle ruimte krijgt om zich te ontwikkelen. Dit vraagt om gemotiveerde mensen die verschil maken voor onze bewoners, elkaar en de stad. Maar ook om een organisatie die de bedrijfsvoering en processen op orde heeft. In 2024 zetten we binnen onze organisatie bewust in op integrale samenwerking, waarbij we over de grenzen van onze afdelingen en directies heen keken. We zetten hiermee de beweging in gang van verticale naar een meer horizontale sturing.
Personeelswerving op de kaart
Het aanbod op de arbeidsmarkt is schaars, ook in de corporatiesector. Net als vele andere woningcorporaties hebben we nieuwe medewerkers nodig om aan onze opgave te blijven voldoen. Met elkaar vissen we in dezelfde ‘vijver’ van kandidaten, die niet toereikend is voor de toenemende vraag. In 2024 besteedden we extra aandacht aan personeelswerving. We werkten mee aan een gezamenlijke campagne van woningcorporaties om meer mensen te werven voor onze sector. Ook werkten we aan ons eigen wervingsbeleid.
Samen wonen, samen werken, samen Havensteder
Eind 2023 constateerden we dat we een sterke identiteit hebben als corporatie, maar niet zozeer als werkgever. We gingen aan de slag met ons werkgeversmerk. Vragen die hierbij centraal stonden, waren: hoe onderscheiden we ons als werkgever? Wat maakt dat mensen bij Havensteder gaan werken? Wat hebben wij als werkgever te bieden? We legden deze vragen voor aan onze medewerkers. Uit de vele reacties kwamen vier onderscheidende waarden voort:
- Werken & ontwikkelen: bij Havensteder kun je blijven leren en jezelf ontwikkelen, zowel op professioneel als persoonlijk vlak.
- Brede samenwerking, zowel intern als extern.
- Onze maatschappelijke opgave.
- Toekomstgericht: we denken innovatief na over de opgave, we werken datagedreven en zetten sterk in op digitalisering, en we staan open voor nieuwe methoden en inzichten.
Op basis van deze waarden ontwikkelden we, samen met een creatief bureau, ons werkgeversmerk. Onder het motto ‘Samen wonen, samen werken, samen Havensteder’ startten we in januari 2024 een traject om dit werkgeversmerk intern en extern uit te dragen. We vertaalden onze waarden naar tekst en vorm, en we maakten filmpjes en foto’s van collega’s. Hiermee maakten we een campagne, die we in oktober 2024 lanceerden op onze nieuwe ‘werken bij’ site en onze social media kanalen.
Werving & selectie & onboarding
Om onze personeelsbehoefte beter en sneller in te vullen, verbeterden we in 2024 ons werving & selectie proces. Zo maakten we de afdelingen zelf verantwoordelijk voor hun vacature, terwijl de afdeling HRM het proces beheert. Wanneer een vacature vrijkomt, heeft HRM een intakegesprek met de vacaturehouder van de betreffende afdeling. Tijdens dat gesprek stemmen zij het profiel, de planning en het aanbod af.
Ook stippelen zij het gehele werving & selectie traject uit. Zo is van tevoren helder wat op welk moment van iedereen verwacht wordt. Dat geeft duidelijkheid voor onszelf, maar zeker ook voor de kandidaten. Zij weten wat de stappen in het sollicitatieproces zijn en wanneer deze stappen plaatsvinden.
Het was eind 2024 nog te vroeg om met cijfermatige resultaten te komen, maar de eerste bevindingen waren positief. De verbetering van het werving & selectie proces leidde tot een prettigere werkwijze. Ook sloten de sollicitaties beter aan op de vacatures
Opleidingsplan & intervisie
Wij vinden het belangrijk dat iedereen binnen Havensteder blijft leren en zich blijft ontwikkelen. Dit draagt bij aan betrokken en bevlogen medewerkers. In 2024 structureerden we ons opleidingsaanbod. We keken welke opleidingen we Havensteder-breed konden aanbieden in plaats van per directie. Ook brachten we meer balans in de planning, om te voorkomen dat de opleidingsdruk te hoog werd. Dit gold vooral voor onze wijkbeheerders, huismeesters en sociaal begeleiders.
Om ook van elkaar te leren, startten we intervisiegroepen. We organiseerden deze intervisies Havensteder-breed, dus over de afdelingen heen. De intervisies werden begeleid door intervisiecoaches vanuit onze organisatie. In 2024 vonden er vier bijeenkomsten plaats, aan de hand van vier onderwerpen:
- Omgaan met dreigende situaties en agressie (veiligheid).
- Vroegtijdige bewonersparticipatie bij investerings- en onderhoudsprojecten (bewonersparticipatie).
- Omgaan met zorginstellingen, kwetsbare bewoners en hun buren (wonen/zorg).
- Havensteder zoekt de bewoners op – ‘live’ in hun buurt – ook als ze geen lid zijn van een commissie (bewonersparticipatie).
De intervisies werden als positief ervaren. De deelnemers leerden van elkaars ervaringen en er ontstonden contacten en verbindingen over de afdelingen heen. Mede hierdoor wilden meer groepen starten. Hier geven we in 2025 verder vorm aan.
Aanbevelingen inclusiviteit en diversiteit
We vinden het belangrijk dat de medewerkers van Havensteder een afspiegeling zijn van de stad Rotterdam en dat iedereen zich als medewerker welkom en gewaardeerd voelt. In 2024 deden we onderzoek naar diversiteit binnen onze organisatie om ons beleid hierop verder in te richten. Uit dat onderzoek kwam de aanbeveling om tot een volwaardig inclusiviteit en diversiteitsbeleid te komen, met daarin onder andere aandacht voor:
- Meer bewustwording op het gebied van inclusiviteit en diversiteit in de organisatie, bijvoorbeeld door middel van een dialoogspel.
- Nadrukkelijke aandacht voor inclusiviteit en diversiteit bij werving en selectie.
- Medewerkersnetwerken en ambassadeurs.
Alle aanbevelingen werden binnen de hele organisatie omarmd. Om werk te maken van die aanbevelingen, startten we een project. In 2024 stelden we een projectplan op, dat we in 2025 onder leiding van een projectleider Inclusiviteit & Diversiteit (I&D) gaan uitvoeren. Op 1 november 2024 stelden we een projectleider HRM aan. Deze projectleider biedt ondersteuning op een aantal trajecten, bijvoorbeeld de onboarding. Verder kunnen medewerkers op specifieke thema’s een ambassadeursrol innemen. Zij doen dit vanuit een intrinsieke motivatie. Zij kaarten uit eigen ervaring onderwerpen aan binnen het brede thema inclusiviteit & diversiteit.
Organisatieontwikkeling
Onze organisatie is continu in beweging. In 2024 lag onze focus op prestatiegericht werken. Ook besteedden we veel aandacht aan de veiligheid van onze medewerkers.
Verbetering prestaties directie Wonen
De directie Wonen speelt een belangrijke verbindende rol in de ontwikkeling van onze organisatie. In alles wat we doen, staat de bewoner centraal. Daarbij krijgen we steeds vaker te maken met complexe vraagstukken, waarin meerdere thema’s en uitdagingen samenkomen. Dit alles vraagt om een continue verbetering van onze dienstverlening, processen en interne samenwerking. Ook werken we voortdurend aan de ontwikkeling van onze medewerkers en teams.
In 2024 zetten we binnen de gehele directie Wonen in op meer klantgericht en meer opgavegericht werken, met meer lef, leiderschap, eigenaarschap en ruimte om door te groeien. Ook streefden we naar meer prestatiegericht werken en meer financiële controle. We gaven hier op verschillende manieren invulling aan:
- We veranderden de managementstructuur van de directie Wonen. We trokken acht teamleiders aan die gebiedsgericht werken en een tweetal managers die opgavegericht werken. Bij complexe vraagstukken weten zij elkaar snel te vinden voor een gezamenlijke aanpak.
- We sloten aan bij het model van de directie Onderhoud en Ontwikkeling om met teamleiders te gaan werken, met als doel dat zij in de gebieden samenwerken. Die samenwerking is in gang gezet.
- We zetten in op meer participatie met bewoners en weten beter wat er speelt in de wijken. We kunnen sneller en beter inspelen op de vragen van bewoners, waaronder vragen over onderhoud.
- We stelden alle programma’s binnen de directie Wonen vast. Dit zijn de programma’s dienstverlening, servicekosten, leefbaarheid, veiligheid, wonen en zorg, samen denken samen doen.
- We stelden ook de gebiedsvisies voor de wijken vast. Vanuit deze visies werken we gericht aan verbeteringen in de wijken en de zaken die huurders graag willen op het gebied van leefbaarheid.
Veiligheid
Medewerkers moeten veilig hun werk kunnen doen. Dat is onze eerste prioriteit als werkgever. In 2024 troffen we meerdere veiligheidsmaatregelen.
Omgaan met agressie
Helaas krijgen medewerkers van Havensteder steeds vaker te maken met agressie. Dit geldt vooral voor onze collega’s met klantcontact. Havensteder vindt dit onacceptabel en nam verschillende maatregelen om agressie te voorkomen en/of te verhelpen. In februari verbouwden we ons kantoor aan de Pythagorasweg. Als onderdeel daarvan pasten we de balies aan, zodat de baliemedewerkers veiliger kunnen werken. In november 2024 verbouwden we de balieruimte in de Red Apple. We draaiden de balie een kwartslag en creëerden vier vaste werkplekken achter de balieruimte. Op die manier borgen we de veiligheid van de baliemedewerkers. Verder volgden vrijwel alle collega’s met klantcontact een agressietraining. Zij kregen uitgelegd welke soorten agressie er zijn en hoe je daarmee omgaat. Ook hielden we in 2024 een eerste intervisiebijeenkomst over veiligheid.
Pilot persoonsalarmering
Niet alleen de collega’s achter de balie, ook de medewerkers van de buitendienst krijgen steeds vaker te maken met bedreigingen en agressief gedrag van bewoners. Persoonsalarmering biedt in zulke gevallen bescherming. Deze alarmering bestaat uit een noodknop op een speciaal apparaat of via een app op de mobiele telefoon. In november 2024 startten we met de pilot persoonsalarmering. Een aantal medewerkers van de buitendienst testte de producten van een aantal aanbieders.
In 2025 evalueren we de pilot.
Samenwerken aan veiligheid
We vinden het belangrijk dat iedereen veilig kan werken in onze wijken. Daar hebben wij een belangrijke rol in, maar ook de andere partijen die in de wijken actief zijn. We moeten weten wat we van elkaar kunnen verwachten. Bijvoorbeeld in de aanpak op ondermijning, dus wanneer criminelen gebruikmaken van winkels of woningen om illegale activiteiten uit te voeren. Samen met de andere grote woningcorporaties in Rotterdam bespraken we dit met de politie en de gemeente. Met elkaar maakten we een actiedocument voor een nauwere samenwerking op veiligheid.
Medezeggenschapsraad
Onze ondernemingsraad heet sinds een aantal jaar medezeggenschapsraad, een model waarin de kern (medezeggenschapsregisseurs) ondersteund wordt door meedenkers. Eind 2024 bestond de medezeggenschapsraad uit 5 regisseurs en ongeveer 80 meedenkers. Thema’s waarmee de MZR zich in 2024 onder andere bezig heeft gehouden zijn het nieuwe ERP-systeem en de verkoop van BeheerGoed.
Directie Digitale transformatie
De wereld om ons heen verandert voortdurend. Als organisatie moeten we daarin mee veranderen. Onze structuur, cultuur en processen moeten daarop ingericht zijn. Digitalisering speelt daarin een steeds belangrijkere rol. Niet alleen als hulpmiddel, maar steeds meer als ‘work force’ die waarde toevoegt aan onze organisatie. Vanuit de directie Digitale Transformatie geven we invulling aan die rol. In 2024 lag onze focus op directie-overstijgende procesinrichting.
Symfonie
In 2024 besloten we over te stappen op een ander ERP-systeem. ERP staat voor enterprise resource planning en is een computerprogramma dat gebruikt wordt ter ondersteuning van al onze klantprocessen. We namen dit besluit op basis van een uitgebreid onderzoek. We vergeleken ons bestaande ERP-systeem Empire met het eventuele nieuwe systeem Databalk GRIP. Daarbij keken we naar functionaliteit, toekomstvastheid, gebruiksgemak, complexiteit en kosten. Uit het onderzoek kwam naar voren dat Empire en GRIP beide voldeden aan onze criteria. GRIP voldeed echter beter aan onze ambities voor de toekomst, bijvoorbeeld als het gaat om dienstverlening en databeschikbaarheid. Dit gaf voor ons de doorslag om voor GRIP te kiezen. We gaven het implementatieprogramma van ons nieuwe ERP-systeem de naam ‘Symfonie’. In 2024 maakten we het implementatieplan voor de invoering van Symfonie en de uitfasering van Empire. Dit gebeurt naar verwachting eind 2025, begin 2026.
Proeftuin AI
We maakten een eerste begin met AI. We startten een proeftuin, waarin we met een groep van vijftien collega’s kennismaakten met wat AI ons kan bieden.
Portfolioboard
We centraliseerden ons veranderbudget. De eerste stappen hiervoor zetten we al in 2023. In 2024 hebben we dit stevig in onze organisatie verankerd en geïmplementeerd. De centralisatie houdt in dat directies geen eigen budget meer krijgen voor veranderplannen. We prioriteren de veranderplannen niet meer op directieniveau, maar Havensteder-breed vanuit een integrale visie. Dit sluit naadloos aan op onze beweging richting horizontale sturing. De portfolioboard heeft hierin een belangrijke rol. Wanneer een proceseigenaar een veranderplan heeft, pitcht hij deze eerst bij de portfolioboard. Desgewenst bieden onze medewerkers van projectmanagement ondersteuning (PMO) hier hulp bij. De portfolioboard prioriteert het plan op Havenstederniveau. In 2024 voerden we op deze manier twintig projecten en zeven programma’s uit. We rondden twaalf projecten af, waaronder:
- Vastgoeddata: we digitaliseerden een groot deel van ons vastgoed volgens NEN2580. Ook verrijkten we onze vastgoeddata met gegevens van verwarmingssystemen, onderhoudscontracten, NEN2767, rioolonderhoud, brandveiligheid en schimmel – rapporten. Dit maakte het werk van collega’s makkelijker en leidde tot verzoeken voor meer gegevensintegratie.
- Traject energielabels: we controleerden of de energielabels van onze woningen nog geldig waren en of de gegevens op het label nog actueel waren. Waar nodig verbeterden we de datakwaliteit van de energielabels. Daarnaast monitoren we de datakwaliteit non-stop. Hierdoor kunnen we het woningwaarderingsstelsel (WWS) goed toepassen.
- Rekentool voor investeringsscenario’s: we werkten samen met Fakton een rekenmodel uit waardoor de assetmanagers snel en efficiënt scenario’s van verschillende ingrepen kunnen doorrekenen en vergelijken. Dit maakt het opstellen van scenario’s nauwkeuriger en de keuze transparanter.
Cyber security
Cyber security is een belangrijk onderwerp binnen Havensteder. We hebben gevoelige informatie in onze systemen en we realiseren ons heel goed dat we deze informatie moeten beschermen. We zetten ons voortdurend in op het afdekken van beveiligingsrisico’s. In 2024 namen we vooral technische maatregelen. Zo implementeerden we SOC/SIEM. Dit is een IT beveiligingssysteem dat kleine verdachte veranderingen in onze IT-omgeving al in een vroeg stadium herkent en de kop indrukt. Ook verhoogden we het aantal penetratietesten om inzicht te verkrijgen in de kwetsbaarheden van onze IT-systemen. Verder implementeerden we meervoudige verificatie bij het inloggen in onze systemen. Tot slot boden we onze medewerkers regelmatig awareness trainingen aan, zodat zij zich bewust bleven van de risico’s.
